Comunicación gráfica para eventos corporativos y ferias
Una feria, un congreso o una presentación pueden necesitar señalización, materiales impresos, gráficas para distintos espacios y merchandising. Cada cosa lleva su proceso, pero al final todo pertenece al mismo evento y todo comparte la misma fecha.
En Guerrero Comunicación Gráfica coordinamos esa parte gráfica para que el cliente no tenga que repartir el trabajo entre varios proveedores y luego hacer de enlace entre todos. Revisamos archivos, fechas, usos y referencias antes de producir. Porque la comunicación gráfica para eventos corporativos y ferias no consiste simplemente en recibir unos PDF y mandarlos a imprimir.
Qué hacemos
Todo tiene que estar preparado para la fecha del evento
Aquí el calendario manda bastante. Una entrega interna quizá pueda retrasarse unos días; una feria que abre el jueves, abre el jueves. Nos interesa saber cuanto antes qué está aprobado, qué sigue pendiente y qué materiales pueden condicionar al resto.
Nos hemos encontrado proyectos en los que unas gráficas estaban listas mientras otras todavía tenían problemas de resolución, medidas o proporciones. ¿Parar todo hasta resolverlas? No necesariamente. Se puede avanzar con lo que está correcto y trabajar aparte sobre lo que necesita cambios.
Y alguna vez toca cambiar el planteamiento inicial. Si una gráfica no puede producirse como estaba prevista por sus dimensiones, por el archivo disponible o por el tiempo que queda, insistir en hacer exactamente lo mismo más deprisa no arregla gran cosa. En esos casos hemos cambiado el soporte, dividido una gráfica o buscado otra manera de producirla sin frenar lo que ya podía seguir adelante.
Material gráfico para ferias, congresos y eventos de empresa
El material gráfico para ferias y congresos puede tener trabajos muy distintos que hacer: conseguir que la empresa se reconozca desde lejos, señalar un acceso, explicar algo al visitante, acompañar una presentación o entregar documentación y material promocional.
Y no todos se preparan igual. Una gráfica que tiene que llamar la atención desde el otro lado del pabellón no puede plantearse como un panel que alguien leerá a un metro. Cambia la cantidad de información, cambia la escala y cambia la forma de presentarla. La marca, en cambio, tiene que seguir pareciendo la misma.
Esto vale igual para convenciones, jornadas, presentaciones y otros eventos de empresa. Puede haber muchos formatos sobre la mesa, pero no deberían dar la sensación de haber salido de proyectos distintos.
Revisamos archivos, medidas y condiciones del recinto antes de producir
Un archivo puede verse impecable en pantalla y empezar a dar problemas en cuanto intentamos convertirlo en algo físico. Por eso revisamos medidas finales, proporciones, resolución, superficies, ubicación y condiciones reales de uso antes de fabricar.
Ahí aparecen cosas que el diseño por sí solo no cuenta. Quizá no se pueda perforar una pared, una superficie genere reflejos, haya restricciones para colocar determinados materiales o una entrada sea demasiado pequeña para que pase una gráfica en una sola pieza. Incluso un horario de carga puede acabar cambiando cómo conviene preparar el trabajo.
Nos ocurrió en un proyecto que parte de la producción prevista dejó de ser viable al revisar los archivos y las medidas reales. Lo que estaba bien siguió adelante; para el resto se buscó otra solución. Era mejor cambiar la forma de producir algunas gráficas que bloquear un proyecto entero por intentar mantener el planteamiento original.
Si ya tienes planos, medidas, fotografías del espacio o indicaciones del recinto, envíanoslos junto con los archivos. En este tipo de trabajos, una foto de una pared puede contar bastante más que otra versión del PDF.
Producción gráfica para eventos con un único interlocutor
Guerrero puede coordinar dentro del mismo proyecto adaptación de archivos, impresión, gran formato, rotulación, señalética, merchandising y otros materiales gráficos. Dicho de una manera bastante sencilla: no tienes que explicar el mismo evento a varios proveedores y luego comprobar si todos están utilizando el último archivo que enviaste. Con muchas referencias, además, los detalles pequeños dejan de serlo. En proyectos que hemos trabajado hemos preparado y etiquetado las gráficas según la zona o estructura a la que correspondían. Porque llegar al recinto con un montón de elementos parecidos y empezar allí a averiguar cuál va en cada sitio no es la mejor manera de aprovechar el tiempo de montaje. También vigilamos cómo se traslada la imagen de un soporte a otro. Un mismo color o una misma creatividad no se comportan exactamente igual en todos los materiales. Mantener la coherencia visual consiste precisamente en controlar esas diferencias, no en fingir que no existen.
Cómo lo hacemos
Materiales pensados también para el montaje y la reutilización
Que una gráfica esté impresa no significa que el trabajo haya terminado. Todavía hay que embalarla, transportarla, identificarla y conseguir que llegue al punto donde se va a utilizar. Con muchas piezas, el orden en el que se preparan puede ahorrar bastante tiempo después.
Y merece la pena hacerse otra pregunta antes de producir: ¿esto se va a utilizar una sola vez? Para una empresa que participa en varias ferias al año, mirar únicamente el precio de fabricar una gráfica puede quedarse corto. También cuentan el transporte, el almacenaje, los siguientes montajes y, claro, si podrá utilizarse de nuevo.
Hemos trabajado con gráficas pensadas para funcionar en configuraciones diferentes según el evento. En esos casos, el coste por uso termina diciendo más que el precio de una única producción.
Guerrero conserva archivos, medidas, acabados y referencias anteriores. Para determinados materiales que se repiten durante el año, Stock + Entrega Exprés permite producirlos, almacenarlos y servirlos según lo acordado. No hace falta guardar de todo “por si acaso”; tiene utilidad en las referencias que sabemos que van a volver a pedirse.
Guerrero Comunicación Gráfica es una empresa familiar fundada en 1920. Cuatro generaciones después, las técnicas y los materiales han cambiado muchísimo. Hay algo bastante menos novedoso: revisar bien un trabajo antes de producirlo y saber qué se hizo la vez anterior sigue evitando muchos problemas.
Hablemos sobre tu proyecto
Cuéntanos qué estás preparando
No hace falta que llegues con todo decidido. Cuéntanos qué evento estás preparando, cuándo se celebra y qué materiales tienes en mente. Si ya dispones de archivos, medidas, planos o referencias de otras ediciones, envíanoslos también; nos servirán para ver bastante rápido qué está resuelto y qué falta por revisar.
Puedes indicarnos:
- el tipo de feria, congreso, presentación o evento;
- la fecha y el lugar de celebración;
- los materiales que crees que necesitarás;
- las cantidades aproximadas, si ya las conoces;
- archivos, medidas, fotografías o planos disponibles;
- qué elementos están aprobados y cuáles siguen pendientes;
- referencias utilizadas en eventos anteriores;
- si alguno de esos materiales volverá a utilizarse durante el año.
Con esa información, Guerrero Comunicación Gráfica revisará qué puede producirse tal como está, qué necesita adaptación y qué datos faltan antes de preparar el presupuesto.
Preguntas frecuentes
Sí, siempre que el diseño, las medidas, el estado del material y la nueva configuración lo permitan. Si participas en varias ferias, revisamos las referencias anteriores y el uso que tendrán esta vez para decidir qué se mantiene, qué necesita cambios y qué hay que producir de nuevo.
No hay un plazo único. Influyen la cantidad de materiales, el estado de los archivos, las medidas, las condiciones del recinto y la fecha del evento. Cuanto antes podamos revisar esa información, antes veremos qué está listo para producir y qué necesita todavía algún ajuste.